Evento por Dentro

Aconteceu dos dias 20 a 23 de Junho, em São Paulo o I Congresso Paulista de Medicina Legal e Perícias Médicas, especialidades recém incorporadas. Sim, hoje não existe mais a separação das instituições como a Sociedade Brasileira de Perícias Médicas (SBPM) e a Associação Brasileira de Medicina Legal (AMBL), uma nova especialidade médica foi aprovada e reconhecida através da Resolução CFM 1.973 de 14/07/11. São Paulo escolheu o Centro de Convenções Rebouças como local para esta primeira reunião de profissionais de todo o Brasil. Além das presenças de palestrantes internacionais como os doutores Guido Berro (Uruguai) e Lakshamanan Sathyavagiswaran (EUA) para enriquecer este intercâmbio de ideias.

 Depois da minha primeira experiência no ano passado com o V ABRAPCORP de trabalhar em um evento, eis que surge uma nova experiência e desta vez em um congresso médico. Juliana Farias, uma ex-colega de sala de aula, que através da intermediação com uma empresa de eventos gaúcha, coordenou uma equipe de qual fiz parte e pôde possibilitar a oportunidade para que eu, novamente ver um evento por dentro. Como sabemos, o evento é uma ferramenta utilizada pelas Relações Públicas por ser um veículo de comunicação dirigida aproximativa.

 Por outro lado sabemos que nem sempre quem planeja e executam eventos são profissionais relações-públicas. Muitas das vezes, são profissionais com formações em outras áreas e ou sem graduação, mas com experiência no ramo por trabalhar anos em todas as fases que pode ou não fazer um evento de sucesso. Para um breve resgate teórico baseio-me no livro de Paulo Regis Salgado, “Protocolo, Cerimonial e Etiqueta em Eventos”, publicado em 2010.

Um evento possui três níveis de planejamento sendo eles os estratégicos, táticos e operacionais. Após definidas estas diretrizes o evento além do planejamento, precisa ser bem organizado, coordenado, controlado e executado. Deixo a minha opinião que cada vez mais profissionais das Relações Públicas devam integrar equipes de empresas que promovem eventos, pois nossa visão do todo se faz muito importante.

 Dentro da equipe minha função o de recepção, cargo onde a cordialidade e a postura devem ser impecáveis, eu acrescento que precisa ter boa saúde, pois passamos muitas horas de pé e é bem cansativo, cheguei todos os dias em casa pedindo cama e com os pés latejando, mas para o meu segundo evento acredito que me sai muito bem.

O ponto positivo da recepção é o contato direto com o público, saber que nem todos os participantes responderão seu “bom dia” ou que não ficará muito contente no momento que for solicitada a identificação do crachá que não está no local que deveria e sim na bolsa. Excelente teste de jogo de cintura.

 Estava na função receptivo de uma das salas que ocorriam os debates e ao mesmo tempo prestando atenção em tudo que ocorria ao meu redor. É clichê dizer que uma coisa é a prática e outra a teoria, mas clichês são carregados de sabedoria, pois é pude perceber o hiato das duas trabalhando no congresso.

Posso dizer que realmente sem planejamento bem definido e uma equipe sintonizada o evento naufraga. As pessoas responsáveis pela coordenação e controle do mesmo devem ser bem pacientes e equilibradas, pois diversas arestas surgem do nada, os famosos contratempos dos eventos.

 Eu ainda pude acompanhar questões de cerimonial, precedência entre outros. Atentei aos pontos fortes e fracos de questões comunicacionais entre associações, empresa contratante, equipe, apoio e congressistas. Enfim posso concretizar meu texto que foi uma excelente aula de que se pode ou não ter em um evento e espero participar de mais alguns e quem sabe até planejar alguns outros.

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