#02 – Por dentro da Comunicação Interna e Endomarketing: passo-a-passo e principais ferramentas utilizadas

Por Michele Boin

Hello, people! 😀

Cá estou novamente para prosseguir com a série “Por dentro da Comunicação Interna e Endomarketing”. No último post demos introdução ao assunto, abordamos seus principais aspectos e também algumas diferenças entre CI e Endomarketing que devem ser levadas em consideração. Hoje vamos falar sobre o passo-a-passo na rotina da área e descrever quais são as principais ferramentas utilizadas para a execução das tarefas do dia-a-dia.

Assim como em qualquer área, antes de qualquer ação deve-se fazer um estudo para analisar as possibilidades e suas variáveis, seus possíveis impactos e os melhores caminhos apontados para serem seguidos – e em Comunicação Interna e Endomarketing não é diferente.

Cada empresa tem uma cultura organizacional enraizada, que é trabalhada direta e indiretamente. Ela está expressa em cada item: desde as diretrizes e políticas até ao modo como os ambientes são decorados, se há ou não uniformes e o que se tem por adequado ali quanto à postura dos colaboradores em seu dia-a-dia. Isso impacta automaticamente no clima organizacional dessa organização.

A área de Comunicação e Marketing de uma empresa trabalha o seu discurso com os colaboradores (e demais públicos) em tudo o que os envolvem, e claro que a identidade visual da mesma, seus valores, seu posicionamento e políticas podem ser identificados em tudo o que é trabalhado. Isto inclui tanto parte visual quanto textual dos comunicados internos, da TV e rádio corporativas, da intranet, do mural e house organ e na organização e atuação em eventos, campanhas e ações de todos os tipos em suas diferentes ferramentas.

Para fazer “ponto” junto ao colaborador, o portal VivaReal utiliza alguns canais, conforme descreve Carolina Pinheiro, Coordenadora de Endomarketing: “Grupo no Facebook, blog corporativo, newsletter, wallpaper, e-mail marketing, murais nos banheiros e nas áreas comuns. Temos um projeto de TV Corporativa, mas somente para o quarto trimestre”.

Larissa Souza, assistente de Marketing na Drive A, ressalta que “até pouco tempo atrás, as ferramentas mais comuns na gestão da Comunicação Interna eram e-mail, mural, TV corporativa, newsletter e intranet. Mas, de alguns anos para cá, as redes sociais e os sistemas de comunicação instantânea têm ganhado posição importante nesse desafio constante de informar e gerar conhecimento para os colaboradores não só da matriz, mas também para os das filiais e terceirizados”.

Conforme já mencionamos no post anterior, normalmente tudo isso consta no Plano de Comunicação Interna (dividido em plano, que é estratégico; campanha, que é tática; e ação, que é operacional), que geralmente está atrelado ao Plano de Comunicação da organização – onde constam dados da empresa, análises dela e do seu mercado de atuação, mapeamentos, pesquisas e indicadores, orçamentos com base no budget, cronograma, métodos de avaliação e mensuração de resultados, e a descrição das campanhas e ações a serem desenvolvidas em detalhes para sua aplicação.

planodecomunicacao

Quanto a isso, Larissa destaca: “Para planejar e desenvolver ações é necessário, primeiramente, entendermos o que o cliente interno tem a dizer e aonde a organização quer chegar com a execução de determinada ação. A partir desse briefing inicial, podemos iniciar um planejamento que respeite uma série de etapas”.

A Especialista de Comunicação Interna e Comunicação Corporativa Gislene de Paula Duarte mostra como o plano é feito na Precon Material de Construção: “Desenvolvemos um planejamento anual de Comunicação Interna, considerando o orçamento previsto da área e as ações/conteúdos estratégicos que precisamos tratar com os colaboradores. Envolvemos as áreas de interface e criamos o planejamento em conjunto. Levamos em consideração também pesquisas de clima e de comunicação, indicadores e retornos dos colaboradores sobre as ações desenvolvidas. Todo nosso planejamento é baseado no alinhamento em todas as unidades da empresa, envolvimento e aproximação das lideranças, fortalecimento da cultura organizacional e ações com foco em engajamento”.

Mas claro que, na rotina, algumas ações pontuais e que não costumam constar no calendário acabam não sendo incluídas no plano e são trabalhadas separadamente, mas sempre de acordo com o que já foi estabelecido no plano.

Para Carolina, no portal VivaReal as ideias também são desenvolvidas de outras maneiras: “Meu VP de Marketing define minhas OKRS (metas e objetivos) do ano e trimestre. Por exemplo, sei que tenho que realizar 15 ações e, dessas, 70% devem ser reproduzidas igual para todas as regionais. Temos metas em relação a adesão dos colaboradores e etc. Temos também colaboração de um grupo de brainstorm que envolve cinco pessoas de outras áreas, bimestralmente nos reunimos para alinhamento. Grande parte das ideias vêm de reuniões semanais com a equipe, mas contamos com contribuições de ideias e alinhamento com o VP de Marketing e VP de RH. Grande parte das ações acontece em cima de datas comemorativas, mas existem itens que devem sempre ser trabalhados durante o ano, que é a sustentabilidade, interação entre os departamentos, comida (porque ela sempre motiva a todos), ações de causas sociais… Existem algumas ações dessas mencionadas que ajudam em pesquisas como VOCÊ S/A ou Great.”.

No ambiente de CI e Endomarketing tudo é ideia e tudo pode motivar e engajar os colaboradores, trabalhar a absorção dos conceitos e atuações da organização, reforçar valores e políticas, mostrar uma novidade no mercado ou no universo da empresa, dentre outras coisas…

Para colocar essas ideias em prática no cotidiano do funcionário muitas ferramentas são utilizadas, e a atuação em conjunto com outras áreas – tal como a de Recursos Humanos, por exemplo – e com os líderes de equipes e departamentos é indispensável para maior eficácia da ação e aproximação/alcance do objetivo final. Assim como os colaboradores precisam conhecer a empresa e seus produtos e/ou serviços, também precisamos conhecer e entender os funcionários e seu universo para facilitar esse processo.

Gislene defende: “Acredito que o mais importante é enxugar canais e humanizar os conteúdos. As principais ferramentas de comunicação são o diálogo face a face com as equipes e o alinhamento com os gestores, capacitando-os para serem multiplicadores de informação e principais fontes do colaborador. Hoje trabalhamos com essas ferramentas, e temos também quadros de avisos, portal do colaborador (intranet), comunicados via e-mail, um voltado para todos os colaboradores e um exclusivo para as lideranças”.

Lembra quando eu falei sobre “vestir a camisa” de fato? Então, para que os funcionários na base do organograma façam isto (considerando um organograma vertical, com os níveis mais baixos na base e os mais altos no topo) é preciso que se comece lá de cima em todas as atitudes tomadas – e na forma com que isto é feito -, é o chamado “trabalho de formiguinha”.

Nas empresas em que Carolina, Gislene e Larissa atuam há, de maneira geral, receptividade quanto as ações por parte dos funcionários, mas Larissa aponta que isso varia muito da cultura da organização. No VivaReal, “como já faz parte da cultura da empresa, as ações são bem aceitas, temos um cuidado maior com o time de engenharia e produto, pois são pessoas com um perfil muito distinto e temos uma dificuldade maior de penetração e adesão junto às ações. Ações de comida sempre são aceitas por toda a empresa”, analisa Carolina.

Gislene mostra o “ponto-chave” para a receptividade dos colaboradores na Precon: “Desenvolvemos boas ações e com retornos bem positivos. O colaborador trabalha em conjunto com a Comunicação Interna e tem o diálogo aberto para dar sugestões e ideias. Utilizamos pesquisas informais, diálogos e enquetes rápidas para todas as ações que desenvolvemos. Além de mensurar os resultados, coloca o colaborador à frente, reforçando seu papel como peça-chave dentro do negócio”.

E como fazemos para avaliar isso? Será que realmente a campanha teve algum resultado positivo para a minha empresa? A maior parte das empresas com um departamento de CI e Endomarketing já estruturado atua com avaliações periódicas – normalmente pós-ação, mas, dependendo, podendo ser durante a realização da ação também, principalmente quando se trata de ações duradouras. Estas avaliações são chamadas de pesquisas de clima e podem avaliar o impacto geral da organização nos funcionários e a efetividade das ações trabalhadas ou ser mais especifica, dependendo do que se quer saber. Normalmente são anuais, mas podem ser trabalhadas em diferentes períodos, dependendo da forma como são montadas.

pesquisadeclima

O seu resultado impacta diretamente no Plano de Comunicação Interna, que pode ou não ser alterado a partir daí. Ações consideradas menos relevantes e de menor impacto inicialmente podem ter sido evidenciadas no resultado da pesquisa como mais importantes do que aparentavam e podem ter seu período e estrutura modificados, dando então maior destaque a elas e vice-versa. Por isso é crucial avaliar constantemente (de acordo com o objetivo) e manter o plano organizado e atualizado, afinal, um plano mal elaborado e desorganizado é tão ruim e ineficaz quanto não ter nenhum plano, o que pode não te nortear na execução do seu trabalho ou apontar um caminho equivocado.

Isto é válido para a elaboração da pesquisa também, pois, quando mal estruturada e elaborada – nestes casos muitas vezes podem ter perguntas que não se façam entender pelo colaborador ou que o influenciem a optar por alguma resposta específica –, também podem conduzir o profissional de CI a um caminho errado.

É importante se atentar também aos meios pelos quais as pesquisas são aplicadas, ao nível dos colaboradores, se as perguntas estão adequadas ao seu entendimento e se eles se sentem confortáveis em expor suas opiniões e responder honestamente, tendo a certeza de que não serão expostos ou prejudicados por isto. É essencial que haja anonimato!

Outra coisa que faz parte da rotina da área é a atuação em prevenção e apoio a crises, mas isto é assunto para aprofundarmos outro dia… Por hoje ficamos por aqui. No próximo post teremos as principais diferenças em atuar com Comunicação Interna e Endomarketing em empresas e em agências. Qual será mais o seu perfil? Aguarde para descobrir! 😉

Até lá! 🙂 

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Um pensamento sobre “#02 – Por dentro da Comunicação Interna e Endomarketing: passo-a-passo e principais ferramentas utilizadas

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